Een PLM Selectietraject
Gratis PLM-Informatiepakket
Een PLM systeem selecteren kan op meerdere manieren. Wij zien in de praktijk meerdere aanvalsplannen die meer of minder succesvol zijn. Hieronder vindt u diverse tips voor het selecteren van een nieuwe PLM Systeem. Meer informatie over het selectietraject, de PLM Systemen en de PLM leveranciers vindt u in het gratis PLM-informatiepakket.
Er zijn bedrijven die vooral afgaan op ervaringen van anderen. Zij bellen bevriende ondernemers om te vragen met welk pakket en leverancier zij werken of nemen hetzelfde pakket als een succesvolle concurrent in de markt. Nadeel van deze methode is dat wat voor een ander goed is niet persé voor u werkt.
Aan de andere kant van het spectrum zien we bedrijven die een 100 pagina’s dik ‘lastenboek’ samenstellen en dit sturen naar een tiental leveranciers. Naast de enorme inspanning die dit vraagt van de eigen organisatie en leveranciers lukt het na afloop niet om een transparant onderscheid te maken tussen de leveranciers. In onze ervaring is een PLM selectietraject het meest succesvol als men in een aantal stappen tot de juiste keuze komt.
Oriëntatie
De oriëntatiefase richt zich in hoofdzaak op twee aspecten: een externe oriëntatie naar het aanbod en de mogelijkheden van beschikbare systemen, en een interne oriëntatie naar de doelstellingen en de behoeften die het bedrijf heeft en de daaruit voortvloeiende eisen aan het PLM systeem.
Vóór het selecteren zal het bedrijf zich bewust moeten zijn van de bedrijfsinrichting, het gewenste verloop van de bedrijfsprocessen, , en daaruit voortvloeiend welke eisen aan een informatiesysteem gesteld worden om de gewenste bedrijfsvoering effectief te ondersteunen.
PLM Selecie criteria : Programma van eisen en wensen
Het programma van eisen en wensen is de basis voor de selectie. Het is verstandig de eisen en wensen te bepalen vanuit het integrale proces zoals dat zich in uw bedrijf afspeelt. Op deze manier wordt de in het bedrijf aanwezige kennis gebruikt en stelt u de belangrijkste PLM Selectie criteria vast. Een overkoepelend overzicht van de verschillende functies en activiteiten in het integrale proces, en de wijze waarop deze worden uitgevoerd (het besturingsconcept) is hierbij van essentieel belang om een samenhangende en volledige lijst te verkrijgen.
De eisen en wensen richten zich op de volgende aspecten:
- Functionaliteit van het pakket
- Technische pakketkenmerken, o.a. CAD-integratie
- Investering en exploitatiekosten
- Achtergrond en ervaring leverancier
De tekortkomingen van het huidige informatiesysteem of de ingeburgerde werkwijze met dit systeem zijn van minder belang. De detailgraad van deze ‘behoeftes’ vertroebelt veelal de discussie, terwijl veel van de tekortkomingen van oudere systemen tegenwoordig al standaard zijn opgelost.
Opstellen shortlist van pakketten
Op basis van het programma van eisen en wensen wordt een shortlist opgesteld van drie tot maximaal 3 passende pakketten. Ervaring is dat het bijwonen van een groot aantal pakketdemonstraties arbeidsintensief en vooral ineffectief is. Het zal moeilijk zijn om achteraf de verschillende pakketten nog uit elkaar te houden, laat staan er een gedegen keuze uit te maken.
Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties
De leveranciers op de shortlist verzorgen een demonstratie en tonen hoe hun pakket kan voorzien in de geformuleerde functionele eisen.
Om tot een weloverwogen vergelijking tussen de pakketten te komen, wordt een checklist opgesteld met onderwerpen die tijdens de demonstratie minimaal aan de orde moeten komen. Na de demonstratie moet het voor de leverancier mogelijk zijn om een budgetofferte te maken voor de investering die met de pakket-implementatie gepaard gaat.
Na afweging van alle factoren wordt een (voorlopige) keuze gemaakt voor één leverancier. Met deze leverancier wordt een workshop georganiseerd, om de kennis van het pakket en de leverancier te verdiepen. Toetsing principekeuze middels workshop. De doelstelling van de workshop is om na te gaan of het pakket werkelijk past bij de door u gewenst procesafloop en gebruik van de PLM-informatie.. Daartoe ‘speelt’ u uw eigen bedrijfsprocessen na met een vereenvoudigde data set, die is beschreven in de bedrijfscase. Deze bedrijfsgegevens worden vooraf door de pakketleverancier in het systeem ingebracht. De workshop duurt, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en -complexiteit, één tot 2 dagen.
Resultaat van de workshop is een verslag op welke wijze het pakket voorziet in het programma van eisen en wensen. Het dient ter aanscherping van de scope en om een beter beeld te geven van de gevraagde inrichtingen evenals de interfaces met andere systemen zoals CAD en ERP.
In het uiterste geval kan op dit moment besloten worden om alsnog een alternatief pakket in meer detail te bekijken, wanneer de resultaten van de workshop teleurstellend blijken.
Gratis PLM-Informatiepakket
Contractonderhandeling
Al voor aanvang van de workshop is genoeg informatie beschikbaar om de contractonderhandelingen te starten. Essentieel in het contract is de stelling dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals vastgelegd in de workshop, uitgevoerd kan worden.
Daarnaast dienen er acceptatiemomenten afgesproken te worden ter controle (beslissingsmomenten met restitutiemogelijkheden). In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op “fixed date and fixed price”. Hiervoor wordt wel een premie betaald en hierdoor ligt de controle van het project bij de leverancier!
In het gratis PLM-informatiepakket vindt u meer informatie over de stappen en tips en trucs voor een succesvolle selectie.